Мы ищем в проект "AI Talent Hub" в Институт прикладных компьютерных наук ИТМО специалиста с талантом администратора, с любовью к укрощению документооборота, повелителя информации и ответственного редактора базы знаний, кто разложит и проконтролирует все наши отчетные и документальные процессы, выстроит конструктивный диалог с университетской бюрократией.
Мы делаем в ИТМО крупнейшую онлайн-магистратуру по искусственному интеллекту в России. Для нас это не просто образовательная программа, а комьюнити талантов, в котором сейчас проходит обучение уже более 500 талантливых ребят со всей страны: ML инженеров, аналитиков данных, Data инженеров, AI Product manager и AI Architect.
Обязанности
- сопровождение документооборота по образовательному процессу и приемной кампании (вместе с ответственными за приемную кампанию и образовательные процессы);
- ведение базы знаний в электронных сервисов для магистрантов, сборка, оформление и редактура всей необходимой информации воедино совместно с организационной командой AI Talent Hub;
- ведение статистики и документов по учебному процессу на программе (в коммуникации со студофисом) - укрощение гуглотабличек и Excel с преподавателями для учета успеваемости, администрирование документов по стипендиальной программе, проведение опросов для студентов и оркестрация гуглоформочек, контроль оформление академических отпусков, отчислений, переводов;
- сопровождение оформления командировок для студентов и сотрудников в информационной системе университета (ИСУ);
- ведение документооборота по выпускным квалификационным работам магистрантов (функции секретаря ГЭК) и производственным практикам;
- сопровождение процесса заключения договоров и различного рода соглашений с индустриальными партнерами, управление реестром договоров;
- подготовка статистики и отчетности по проекту в рамках программы "Передовые инженерные школы" (совместно с проектным офисом ПИШ ИТМО);
- контроль процесса трудоустройства преподавателей в штат (совместно с специалистом из ИПКН и Офисом поддержки сотрудников);
- контроль заключения ГПХ и прочих договоров на услуги с подрядчиками (совместно с проектным офисом ПИШ);
- сопровождение подписания различного рода служебных записок и документов на разных этапах бюрократических процессов в университете.
Требования
- опыт работы университете, а знание процессов ИТМО будет плюсом!
- опыт в документообороте крупных организаций;
- плюсом будет знание английского языка от уровня В1/B2 и выше;
- высшее образование;
- уверенный пользователь Excel, офисных пакетов, умение работать с большими объемами информации, применять для рутинных задач современные инструменты с ИИ (ChatGPT);
- системное и аналитическое мышление, умение разложить весь хаос по полочкам, тайм-менеджмент;
- умение работать в динамичной и многозадачной среде, гибкость в принятии решений и мышлении;
- высокие коммуникативные навыки, способность к быстрому решению проблем и организаторские навыки.
Условия
- официальную белую зарплату в рынке, квартальные и годовые премии по результатам работы;
- гибкий график: 3 дня в офисе 2 дня можно удаленно;
- постоянное развитие: бесплатные курсы иностранных языков, возможность непрерывного повышения квалификации (семинары, стажировки и оплачиваемые тренинги);
- оказание психологической поддержки сотрудникам: консультации психолога, коуч-сессии, релакс и медитативные сеансы;
- компенсация занятий спортом
- работа в историческом центре Санкт-Петербурга (м. Горьковская, м. Петроградская);
- ежегодный оплачиваемый отпуск 42 дня;
- полис ДМС после определенного срока работы;
- социальный пакет: официальное трудоустройство, отдых в корпоративном загородном оздоровительном центре, мероприятия для сотрудников и их детей и др.