В Национальный центр когнитивных разработок (подразделение Университета ИТМО) требуется администратор, ответственный за эффективное управление офисом: его материально-техническое обеспечение и делопроизводство. В обязанности сотрудника будет также входить помощь руководителю.
Выслать резюме необходимо на почту контактного менеджера по вакансии:
- Анастасия Клюйкова, amklyuykova@itmo.ru
Обязанности
- обеспечивать подготовку офиса к началу и концу рабочего дня (двери, освещение, оргтехника, пр.);
- принимать, фиксировать и переадресовывать телефонные звонки, передавать служебную информацию руководителю;
- организовывать прием посетителей, вести их учет, сопровождать совещания;
- принимать документы и личные заявления на подпись руководителя, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
- вести корпоративную почту, отвечать на письма, распределять по ответственным;
- по поручению руководителя, готовить документы, отчеты и материалы, необходимые для работы и решения текущих задач;
- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний (осуществлять сбор необходимых материалов, оповещать участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрировать их), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний, в случае необходимости;
- вести деловую переписку с партнерами, осуществлять рассылку необходимых материалов и новостей;
- осуществлять контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
- организовывать отправку документов почтой России и экспресс-службами, координировать работу курьеров;
- организовывать заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование отелей и прочее сопровождение командировок для сотрудников офиса;
- следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи посетителям;
- обеспечивать сотрудников компании канцелярскими товарами и расходными материалами, а также составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса, должное содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты;
- обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.
Требования
- грамотная письменная и устная речь;
- уверенное знание английского языка (не ниже уровня Intermediate);
- уверенное владение пакетом офисных программ MS Office;
- знание делового этикета;
- ответственность и инициативность;
- аккуратность и внимательность к деталям;
- доброжелательность и позитивный настрой;
- умение работать в режиме многозадачности, способность к быстрому освоению новых программ и техники;
- высшее образование;
- желателен опыт административной работы.
Условия
- молодой, дружный коллектив;
- решение нестандартных задач, работа в интердисциплинарной команде;
- общение с признанными экспертами в предметной области;
- регулярное повышение квалификации, в том числе за границей (через полгода работы);
- корпоративные курсы английского языка для сотрудников;
- креативный подход в решении задач;
- работа в историческом центре Санкт-Петербурга;
- ежегодный оплачиваемый отпуск 42-56 календарных дня (1 ставка);
- социальный пакет: официальное трудоустройство, отдых в корпоративном загородном оздоровительном центре, мероприятия для сотрудников и их детей и др.